목차
본 사용가이드는 업무용 승용차(법인차량)을 운행하는 직원분들을 대상으로 한 가이드입니다. 법인세 신고 시에 차량 비용을 인정 받기 위해서는 운행일지 작성과 차량 관련 비용 세부 내역 관리가 필요합니다.
회사 정책상 필요한 경우, 관리자분께서는 본 사용가이드를 직원분들께 공유하여 주시고, 직원(사용자)분들께서는 본 가이드를 참조하여 법인 차량(업무용 승용차) 운행 시, 운행 내역을 기록하고 지출 내역을 관리해 주시기 바랍니다.
본 사용가이드와 동일한 내용의 PDF 문서를 아래 링크에서 다운로드 할 수 있습니다
1. 시작하기
1) 앱 다운로드
아래 각각 OS에 맞는 스토어에 접속하여 앱을 다운로드 및 설치합니다.
2) 사용자 등록
관리자에 의한 회원가입 후, 사용자(운전자)는 앱에서 사용자 등록할 수 있습니다.
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회사코드 확인 : 사용자 등록을 위해 관리자에 의한 최초 회원가입시 부여받은 회사코드를 확인합니다. 또는 관리자로부터 회사코드가 적힌 메시지로 초대 받을 수 있습니다.
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사용자 등록 : 정보 입력 후 등록합니다.
2. 운행기록
1) 차량 선택
운행기록 및 운행일지 작성을 위해, 먼저 차량을 선택합니다.
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차량목록 - 법인차량이 없다면, 관리자에게 법인차량 등록을 요청하시기 바랍니다.
•
개인차량 (직원차량) : 관리자페이지에서 관리자가 개인차량 사용을 허용(승인)하면, 차량을 소유한 직원은 앱에서 직접 차량정보를 등록할 수 있습니다.
차량목록에서 [개인차량 추가] 버튼이 안보인다면, 관리자에게 '개인차량 사용허용’여부를 문의하시기 바랍니다.
2) 누적주행거리
운행기록 시작 버튼 아래에 있는 누적주행거리를 눌러 수정합니다.
1. 스마트폰 GPS측정상, 실제 차량 계기판의 누적주행거리와 조금씩 차이가 생길 수 있으니, 앱의 누적주행거리를 수정하여 맞춰주세요.
2. 현재 차량 계기판의 누적주행거리와 맞추면, 이후 운행시 반영되어 정확한 운행기록이 가능합니다.
3) 운행기록하기
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[운행기록 시작] 를 탭하면, 운행기록이 시작됩니다.
•
[운행기록 정지] 를 탭하면, 새로운 운행기록 1건이 저장됩니다.
운행기록이 저장되면, 앱의 [운행내역] 메뉴 및 PC 관리자페이지에서 실시간으로 확인가능합니다.
4) 운행내역확인
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메인 [홈] : 최근 운행기록 3건까지 표시됩니다. [모두보기]를 탭하면 [운행내역]으로 이동합니다.
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[운행내역] : 월별 전체 운행내역을 확인할수 있고, 기간별/운행목적별 운행기록을 조회할 수 있습니다.
3. 자동운행기록
운행할때마다 운행기록 시작/정지버튼을 누를 필요없이, 운전 시작과 함께 자동으로 앱 실행 및 운행기록할 수 있습니다.
1) 차량 블루투스
차량 블루투스 연결시, 일정 속도가 감지되면 운행기록이 시작됩니다. 블루투스 연결 해제후, 종료 대기시간동안 속도가 미감지 되면 운행기록이 종료 및 저장됩니다.
다수의 차량탑승자가 차량블루투스를 이용할 경우 자동 연결이 지연될 수 있으니, 블루투스와 운전자 스마트폰이 자동 연결되었는지 여부를 확인해 주시기 바랍니다.
설정방법
1.
차량탑승 및 차량블루투스와 스마트폰 연결
2.
[자동운행기록 설정]→[차량 블루투스] 선택
3.
[블루투스 기기선택] - 연결할 블루투스 선택
4.
[운행 차량 지정] - 연결 시 운행할 차량 선택
2) 배터리 충전
배터리 충전 후, 일정 속도가 감지되면 운행기록이 시작됩니다. 배터리 충전 해제후, 속도가 미감지되면 운행기록이 종료 및 저장됩니다.
스마트폰 무선 충전도 자동 운행기록 가능합니다.
설정방법
1.
[자동운행 설정] → [배터리 충전시] 선택
3) 카택스 비콘
•
차량 시동 후 비콘이 연결된 후, 일정 속도가 감지되면 운행기록이 시작 됩니다. 시동을 끄고 비콘 연결이 해제된 후, 속도가 미감지 되면 운행기록이 종료 및 저장됩니다.
카택스 비콘은 차량 USB단자에 부착하는 장치로서, 별도 구매 후 사용가능합니다.
카택스 비콘 구매페이지 바로가기(클릭)
설정방법
1.
[자동운행 설정]→[카택스 비콘] 선택
2-1. [저장된 비콘 목록]에 사용할 비콘이 있다면,
하단의 [비콘 자동운행 설정완료] 선택
2-2. [저장된 비콘 목록]에 사용할 비콘이 없다면,
- 차량 시동 켠뒤, USB단자에 비콘 삽입
- [신규 비콘 목록] 삽입한 비콘 선택
- [운행할 차량선택] 운행할 차량 선택
4) 자동운행기록 세부설정
•
[운행시작 조건] 위 3가지 자동운행기록 조건 중 하나가 설정된 상태에서 자동 운행기록이 시작되는 속도를 설정할 수 있습니다.
•
[운행종료 대기시간] 자동운행기록을 위한 기기와 연결 해제되어도, 설정한 대기시간동안 종료되지 않고 속도를 감지를 유지합니다.
운행중 원하지 않을 때 연결해제가 된다면 대기시간을 길게! 연결 해제후 신속히 운행기록 종료 및 저장하려면, 대기시간을 짧게! 설정해보세요.
•
[운행거리 0km저장 유무] 기록된 이동거리가 없는 0km인 경우, 운행기록을 저장하고 싶지 않다면, '저장안함'을 선택해주세요.
•
운행시간·요일설정 설정한 시간에만 자동으로 운행기록 되도록 합니다. 업무용/ 비업무용 모두 운행하는 차량이라면, 자동운행기록할 요일과 시간을 설정하는 것을 권장합니다.
4. 지출관리
차량정비, 정기점검, 주유비, 주차비, 통행료 등 차량과 관련된 지출이 발생하는 경우 앱의 [지출관리]메뉴를 통해 지출내역을 등록합니다.
개인카드, 현금 등 개인비용으로 지출한 경우 회사로부터 정산지급 받기 위해 등록(지출품의 상신)하지만, 비용이 차량과 관련된 경우 회사가 법인세 신고 시 차량비용을 인정 받아야 하므로 법인카드 (및 현금) 로 지출한 경우도 등록하도록 합니다.
주유비(유류비), 보험료, 수선비(수리비), 통행료, 주차비 등 차량과 관련된 지출은 법인카드, 개인카드 등 결제 수단에 상관 없이 등록하도록 합니다.
1) 지출내역 등록
지출내역이 발생하면 앱의 [지출관리] 메뉴 우측 하단의 ‘+’추가 버튼을 탭하여 지출내역을 등록합니다.
정비 이외 지출일 경우 [일반 및 차량 지출] 선택
차량 정비 관련 지출일 경우 [차량 정비] 탭 선택
지출 내역이 정기점검, 수리비, 부품교체 등 차량 정비에 해당하는 경우 [차량 정비]탭, 정비 이외의 지출에 해당 할 경우 [일반 및 차량 지출]을 선택한 다음, 세부 항목을 선택합니다.
차량 정비 관련 비용은 회계 계정과목 상 ’수선비’에 해당되므로, 주유비, 주차비, 통행료 등의 ‘차량유지비’와 구분하여 관리하는 것이 좋습니다. 회사 정책 확인 후, 정비관련 지출 내역은 ‘차량 정비’ 탭 내의 항목을 선택하여 등록하시는 것을 권장합니다. (항목이 없을 경우 직접 입력합니다)
세부 내역을 입력하고 영수증(증빙자료) 사진을 촬영하여 업로드 한 다음, [등록]버튼을 탭하여 등록합니다. (개인카드나 현금일 경우 지출품의 상신 기능)
2) 승인상태 확인
각 등록 항목 및 상단 탭 메뉴에서 관리자에 의한 처리 상태를 확인할 수 있습니다(승인, 반려, 승인대기).
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